Persondatapolitik for Vestfyns Efterskole
Senest ajourført d. 8. maj 2018.
Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens
hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne
samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de
deles med og hvornår de bliver slettet igen.
Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s
Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er
trådt i kraft 25. maj 2018.
1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:
Vestfyns Efterskole, Nørremarksvej 21, 5690 Tommerup, tlf: 64763113
CVR: 72253213, www.vestfynsefterskole.dk
Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:
Marie Klit, forstander, ve@vestfynsefterskole.dk
2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Vestfyns efterskole
Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som
elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt
dine forældre.
Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om
efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx
lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6
(almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).
3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:
Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det
pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det
indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere
falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig
give kontoret besked om dette.
3.1. Kommende/Nuværende elev
Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger:
Navn, adresse, tlf.nr., klassetrin, fritidsinteresser, tidligere skole, oplysninger om
skolegang, hvorfor du gerne vil på efterskole, hvor du har set vores skole.
I et særskilt felt noterer vi, om der fx er behov for specialundervisning, eller andre ting
vedrørende tidligere skolegang, som vi bør kende til. Hvis du svarer ja til dette, skal dine
forældre underskrive en samtykkeerklæring, for at vi må opbevare disse oplysninger.
Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx
være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold,
der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning
til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler
oplysningerne.
3.2. Ved indmeldelse af eleven
Vi skal bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse
med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig
uddannelsesstatistik.
Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger
om dig under dit ophold på skolen: Karakterer, sygefravær, andet fravær, for
inklusionselever/specialundervisningselever følger vi desuden den enkelte i en elevplan,
for løbende at målrette undervisning og følge op på eleven.
Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på
skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud.
Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer,
på skolens hjemmeside, og på skolen profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi
nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.
I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi
om samtykke til at offentliggøre dem på hjemmesiden og i vores årsskrift.
3.3. Forældre og evt. samlever
Når en elev søger om optagelse på Vestfyns Efterskole indsamler vi følgende almindelige
oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: Navn, adresse, tlf
og e-mail.
Desuden indsamler vi CPR.-nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart
til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af
10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.
Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for
efterskoleopholdet.
4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:
Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever
og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget
som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i
overensstemmelse med artikel 13.
4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste
udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra
nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om
uddannelsesplan, standpunktskarakterer fra 8. klasse eller
Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogiskpsykologisk
rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Forældre
skal give samtykke hertil, hvis vi skal indhente oplysninger om
4.2. Forældre og evt. samlever:
Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på
indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.
Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og
Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.
Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for
datoen for kursusstart.
5. Sådan behandler vi oplysningerne:
5.1. Nødvendig behandling på skolen
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og
yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.
De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske
administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse
med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.
Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig
elevstøtte
Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om
indkomst og økonomi.
Skolens lærere har adgang til en liste med cpr.numre på eleverne, som bruges ved evt.
lægebesøg. De har også oplysninger om medicinforbrug, særlige hensyn, om en elev er
ordblind, el. lign., da dette er vigtigt for den daglige undervisning og pædagogiske
tilgang. Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i
forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på
optagelse.dk: Navn, karakterer, ønske om videre uddannelse, evt. behov for særlig støtte.
Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever og vurderer løbende, hvilke
oplysninger som er relevante for faglærere eller huslærere.
For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi
forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.
5. 2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration
med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.
Vi bruger UNI-Login til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler.
Vores leverandører her omfatter Gyldendal, ordbogen.com, Clio Online, Skoletube, Rådet
for Sikker Trafik, Dr Undervisning, E-Mat.
Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.
Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De
har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores
elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande.
Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af
databehandleraftaler.
Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse
oplysninger omfatter navn, køn, alder, pasnummer, statsborgerskab.
5.3. Sletning
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er
nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med
regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen.
Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det
pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal
ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.
Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet
i skoleåret.
Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.
6. De registreredes rettigheder
6.1. Indsigt
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om
dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om
indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som
oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som
muligt.
Skolen tager 100 kr. i gebyr for dette arbejde.
6.2. Berigtigelse og sletning
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering
af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så
hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din
anmodning, kontakter vi dig.
6.3. Begrænsning af behandling
Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine
personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af
behandlingen af dine personoplysninger.
6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv,
som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
(dataportabilitet).
6.5. Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde,
hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller
offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til
enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret
til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den
Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst,
hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle
tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må
behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.
6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér,
hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi
beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte
eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.
7. Sikkerhed
Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT og sikkerhedspolitik. Vores
IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering
og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi
har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed
fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene
overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et
tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
8. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det
danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail:
dt@datatilsynet.dk
9. Opdatering af denne Politik
Vestfyns Efterskole er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om
beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt
denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper
og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken
vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af
politikken.
Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive
offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.