Persondatapolitik for Vestfyns Efterskole

Senest ajourført d. 8. maj 2018.

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens

hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne

samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de

deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s

Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er

trådt i kraft 25. maj 2018.

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

Vestfyns Efterskole, Nørremarksvej 21, 5690 Tommerup, tlf: 64763113

CVR: 72253213, www.vestfynsefterskole.dk

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

Marie Klit, forstander, ve@vestfynsefterskole.dk

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Vestfyns efterskole

Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som

elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt

dine forældre.

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om

efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx

lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6

(almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:

Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det

pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det

indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere

falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig

give kontoret besked om dette.

3.1. Kommende/Nuværende elev

Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger:

Navn, adresse, tlf.nr., klassetrin, fritidsinteresser, tidligere skole, oplysninger om

skolegang, hvorfor du gerne vil på efterskole, hvor du har set vores skole.

I et særskilt felt noterer vi, om der fx er behov for specialundervisning, eller andre ting

vedrørende tidligere skolegang, som vi bør kende til. Hvis du svarer ja til dette, skal dine

forældre underskrive en samtykkeerklæring, for at vi må opbevare disse oplysninger.

Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx

være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold,

der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning

til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler

oplysningerne.

3.2. Ved indmeldelse af eleven

Vi skal bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse

med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig

uddannelsesstatistik.

Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger

om dig under dit ophold på skolen: Karakterer, sygefravær, andet fravær, for

inklusionselever/specialundervisningselever følger vi desuden den enkelte i en elevplan,

for løbende at målrette undervisning og følge op på eleven.

Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på

skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud.

Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer,

på skolens hjemmeside, og på skolen profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi

nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi

om samtykke til at offentliggøre dem på hjemmesiden og i vores årsskrift.

3.3. Forældre og evt. samlever

Når en elev søger om optagelse på Vestfyns Efterskole indsamler vi følgende almindelige

oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: Navn, adresse, tlf

og e-mail.

Desuden indsamler vi CPR.-nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart

til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af

10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.

Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for

efterskoleopholdet.

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:

Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever

og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget

som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i

overensstemmelse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:

For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste

udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra

nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om

uddannelsesplan, standpunktskarakterer fra 8. klasse eller

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogiskpsykologisk

rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Forældre

skal give samtykke hertil, hvis vi skal indhente oplysninger om

4.2. Forældre og evt. samlever:

Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på

indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.

Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og

Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.

Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for

datoen for kursusstart.

5. Sådan behandler vi oplysningerne:

5.1. Nødvendig behandling på skolen

Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og

yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske

administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse

med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.

Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig

elevstøtte

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om

indkomst og økonomi.

Skolens lærere har adgang til en liste med cpr.numre på eleverne, som bruges ved evt.

lægebesøg. De har også oplysninger om medicinforbrug, særlige hensyn, om en elev er

ordblind, el. lign., da dette er vigtigt for den daglige undervisning og pædagogiske

tilgang. Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i

forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på

optagelse.dk: Navn, karakterer, ønske om videre uddannelse, evt. behov for særlig støtte.

Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever og vurderer løbende, hvilke

oplysninger som er relevante for faglærere eller huslærere.

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi

forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.

5. 2. Deling med andre

Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration

med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Vi bruger UNI-Login til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler.

Vores leverandører her omfatter Gyldendal, ordbogen.com, Clio Online, Skoletube, Rådet

for Sikker Trafik, Dr Undervisning, E-Mat.

Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.

Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De

har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores

elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande.

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af

databehandleraftaler.

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse

oplysninger omfatter navn, køn, alder, pasnummer, statsborgerskab.

5.3. Sletning

Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er

nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med

regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det

pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal

ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet

i skoleåret.

Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.

6. De registreredes rettigheder

6.1. Indsigt

Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om

dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om

indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som

oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som

muligt.

Skolen tager 100 kr. i gebyr for dette arbejde.

6.2. Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering

af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så

hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din

anmodning, kontakter vi dig.

6.3. Begrænsning af behandling

Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine

personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af

behandlingen af dine personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv,

som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format

(dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde,

hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller

offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til

enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret

til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den

Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst,

hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle

tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må

behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér,

hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi

beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte

eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

7. Sikkerhed

Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT og sikkerhedspolitik. Vores

IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering

og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi

har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed

fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene

overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et

tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

8. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det

danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail:

dt@datatilsynet.dk

9. Opdatering af denne Politik

Vestfyns Efterskole er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om

beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt

denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper

og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken

vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af

politikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive

offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.